Onderstaande checklist helpt om de beveiligingsinzet uit te werken. Stem met de gemeente af welke documenten voor jouw evenement worden gevraagd en hoe het beveiligingsplan daarin past.
Wil je hulp bij het uitwerken van je beveiligingsplan? Geef dit aan bij je offerteaanvraag. We spreken af welke onderdelen ESG oppakt, zoals beveiligingsposten, taken per tijdvak of de aansturing.
Wil je zelf een veiligheidsplan en situatietekening maken? Ga naar Eventveiligheid.nl.
Evenement en risicoanalyse
Beschrijf het evenement, de locatie, het programma, de publieksuren en de verwachte bezoekers. Geef naast het totaal ook aan hoeveel mensen gelijktijdig aanwezig kunnen zijn en wanneer pieken worden verwacht. Voeg een actuele terrein- of locatieplattegrond toe.
Leg vervolgens de relevante risico’s vast, samen met de gekozen maatregelen. Beschrijf welke informatie uit eerdere edities is meegenomen en welke aannames nog moeten worden gecontroleerd. Een risico hoort een eigenaar en een uitvoerbare afspraak te krijgen. Bekijk hoe je in een risicoanalyse voor je evenement per risico een maatregel, een verantwoordelijke en een controlemoment vastlegt.
Taken en beveiligingsposities
Maak zichtbaar welke posities vast bezet worden, welke werkzaamheden op wisselende plekken plaatsvinden en hoe die taken elkaar over de dag opvolgen. Geef functies, benodigde bezetting, tijdvakken en verantwoordelijkheden aan. Denk ook aan briefing, pauzes, vervanging en overdracht.
Bepaal de inzet vanuit de risicoanalyse. Het plan moet uitleggen waarom een taak of post nodig is en hoe de afgesproken maatregelen kunnen worden uitgevoerd.
Toegang en huisregels
Leg vast welke ingangen voor bezoekers, medewerkers, leveranciers en andere groepen beschikbaar zijn. Beschrijf de taakverdeling bij de entree en wie beslist bij vragen of uitzonderingen. Stem huisregels, toegangsvoorwaarden en de omgang met verboden voorwerpen vooraf af binnen de geldende regels.
Zorg dat bezoekers de relevante toegangsvoorwaarden vooraf kunnen vinden. Een duidelijk beleid voorkomt dat medewerkers aan de deur zelf uiteenlopende oplossingen moeten bedenken.
Aansturing en communicatie
Vermeld wie namens de organisator beslissingen neemt, wie de beveiliging aanstuurt en hoe de betrokkenen elkaar bereiken. Leg vast welke meldingen waar terechtkomen en wanneer wordt opgeschaald. Houd de operationele contactgegevens actueel en deel ze met de mensen die ze nodig hebben.
Benoem ook hoe de beveiliging samenwerkt met service, productie, medische hulpverlening en andere partijen. De verantwoordelijkheden moeten op elkaar aansluiten. Werk je met een centrale post? Lees hoe je meldingen en opvolging vanuit de centrale post organiseert.
Handelen bij afwijkingen en incidenten
Werk de voor het evenement relevante scenario’s uit. Beschrijf de melding, de verantwoordelijke beslisser en de taakverdeling. Neem afspraken over ondersteuning en bereikbaarheid mee. Specifieke ontruimings- en hulpverleningsafspraken moeten aansluiten op de andere plannen voor het evenement.
Controleer voor de uitvoering of het programma, de plattegrond, de personeelsinzet en de voorwaarden nog overeenkomen. Bespreek wijzigingen met de betrokken partijen en zorg dat medewerkers de actuele versie gebruiken.
Een beveiligingsplan binnen de totale voorbereiding
Een beveiligingsplan beschrijft de beveiligingsorganisatie en haar inzet. Een breder veiligheidsplan kan daarnaast andere onderdelen behandelen, zoals medische hulpverlening, brandveiligheid en verkeer. De precieze indeling en benaming hangen mede af van de aanvraag en de betrokken gemeente.
Spreek daarom vooraf af wie welk onderdeel opstelt, controleert en bijwerkt. Een volledig veiligheidsplan is niet automatisch inbegrepen bij iedere beveiligingsopdracht.
Je beveiligingsplan met ESG bespreken
Wil je je beveiligingsplan met ESG bespreken? Geef de datum, locatie, het programma en het verwachte aantal bezoekers door. Vermeld of je al een plattegrond of conceptplan hebt. Geef aan welke onderdelen je zelf uitwerkt en waarbij je hulp wilt. De afgesproken ondersteuning en oplevering komen in je voorstel te staan.
Vraag een voorstel aan of bel 0548-201044. We beginnen bij de risico’s van jouw evenement en werken toe naar een inzet die je kunt uitleggen en uitvoeren.
Bronnen
Ook een veiligheidsplan voor je evenement nodig?
Een beveiligingsplan werkt de beveiligingsinzet uit. Zoek je ook ondersteuning bij de bredere voorbereiding en een situatietekening? Ontdek hoe je met Eventveiligheid.nl aan een veiligheidsplan voor jouw evenement werkt.
Maak je veiligheidsplan met Eventveiligheid.nl →