De laatste fase van een horeca-avond verdient een eigen afspraak. Bezoekers vertrekken, medewerkers ruimen op en de verantwoordelijke van de zaak wil weten of er nog bijzonderheden zijn. Met een duidelijke verdeling van werkzaamheden voorkom je dat iedereen ervan uitgaat dat iemand anders de afronding verzorgt.
Bespreek de laatste fase vooraf
Stem met de horecaverantwoordelijke af hoe het vertrek van bezoekers wordt begeleid en welke communicatie daarbij hoort. Maak duidelijk wie eventuele wijzigingen in het programma of de sluiting doorgeeft. Een beveiliger moet kunnen terugvallen op de bevestigde huisregels en de afspraken voor die avond. De manier waarop de zaak wordt geëxploiteerd blijft een onderwerp voor de verantwoordelijke van de onderneming.
Maak de taakverdeling concreet
Schrijf op welke taken bij beveiliging horen en welke bij het horecateam. Denk aan bezoekers aanspreken, vragen over vervoer doorgeven en het melden van een achtergebleven voorwerp. Leg ook vast wie bevoegd is om af te ronden en welke handelingen juist buiten de beveiligingsopdracht vallen. Bespreek beheer van sleutels of toegangsmiddelen alleen als dat werkelijk onderdeel van de opdracht is.
- Wie is tot het einde bereikbaar en aanspreekbaar?
- Hoe worden bezoekers geïnformeerd over de afronding?
- Waar worden bijzonderheden gemeld?
- Wie neemt eventuele openstaande punten over?
- Hoe wordt een wijziging van de afgesproken eindtijd bevestigd?
Draag bijzonderheden bruikbaar over
Een overdracht hoeft niet lang te zijn om bruikbaar te zijn. Noteer wat de opvolgende verantwoordelijke nog moet weten, waar het over gaat en welke actie is afgesproken. Houd waarnemingen en aannames uit elkaar. Deel informatie via de afgesproken route en neem alleen gegevens op die nodig zijn voor de opvolging.
Maak terugkerende aandachtspunten bespreekbaar
Als dezelfde onduidelijkheid vaker terugkomt, is een aanpassing van de werkafspraken nuttiger dan iedere avond improviseren. Bespreek bijvoorbeeld een druk vertrekpunt, onduidelijke bewegwijzering of een contactpersoon die te vroeg uit beeld raakt. Leg de aangepaste afspraak vast en neem die mee in de volgende briefing. Zo bouwt een terugkerende inzet voort op wat op de locatie wordt geleerd.
Lees over horecabeveiliging en afspraken bij terugkerende diensten.