Kies een toegangscontrolesysteem op basis van wie waar en wanneer naar binnen mag. Gebruik bijvoorbeeld een ticket voor de publieksentree en aparte accreditatie voor crewzones. Spreek vóór de opening af wie een onleesbaar ticket of afwijkend toegangsbewijs beoordeelt.
Maak onderscheid tussen toegangsbewijzen en toegangsrechten
Een ticket, polsbandje of pas kan verschillende toegangsrechten vertegenwoordigen. Bespreek welke zones er zijn, hoe opnieuw binnenkomen werkt en wie uitzonderingen beoordeelt. Een geldig ticket voor het publiek is niet automatisch een toegangsbewijs voor backstage.
Stem techniek en uitvoering op elkaar af
Kaartlezers en scanners ondersteunen de controle, maar medewerkers moeten weten wat zij bij een onduidelijke melding doen. Leg vast wie contact houdt met ticketing of productie en wie een beslissing neemt. Bespreek ook welke werkwijze geldt wanneer een apparaat of verbinding niet beschikbaar is.
RFID is een techniek waarmee een lezer informatie uit een geschikte kaart, pas of drager kan uitlezen. De precieze toepassing hangt af van het gekozen systeem. Beoordeel een systeem op de benodigde functies en het toegangsproces, niet alleen op de gebruikte techniek.
Bepaal de taken van ieder team
Ontvangst, kaartcontrole en beveiligingswerkzaamheden zijn verschillende taken. Bespreek de verdeling tussen de organisatie, servicemedewerkers en beveiligers. Leg afzonderlijk vast welke controles bij de ingang worden uitgevoerd en hoe vragen van bezoekers worden afgehandeld.
Wat bespreek je met ESG?
Vertel welke locatie je gebruikt, welke bezoekersgroepen je ontvangt en welke toegangszones er zijn. ESG bespreekt de afgesproken inzet bij de toegang. Eventuele levering, inrichting of integratie van techniek moet afzonderlijk worden vastgesteld.
Techniek en privacy afzonderlijk beoordelen
Overweeg je biometrie? Controleer eerst de regels voor gebruik van biometrie van de Autoriteit Persoonsgegevens. Het gebruik ervan vraagt een afzonderlijke beoordeling. Cameratoezicht en een systeem dat toegang verleent hebben verschillende functies; leg doel en verwerking per toepassing vast.
Lees meer over toegangscontrole bij evenementen en servicemedewerkers voor ontvangst en begeleiding.