Gastvrij ontvangen met heldere afspraken
Bij een besloten bijeenkomst is vooraf vaak bekend wie wordt verwacht. Bespreek hoe de gastenlijst wordt bijgehouden, wie uitzonderingen beoordeelt en welke ruimtes voor bezoekers bestemd zijn. Voor een publieksevenement bekijken we juist hoe de instroom verloopt en waar medewerkers aanspreekbaar moeten zijn.
ESG werd ingezet voor evenementenbeveiliging bij Heppie Factory in Utrecht, een indoor kinderactiviteit van Het Vergeten Kind. Het project is een voorbeeld van beveiligingswerk bij een programma met een eigen doelgroep. Bekijk hieronder onze Utrechtse projecten voor de beschreven opdrachten.
Wanneer een organisator en een locatiebeheerder allebei betrokken zijn, is een duidelijke taakverdeling belangrijk. We bespreken wie de briefing verzorgt, wie wijzigingen doorgeeft en wie tijdens het evenement beslissingen neemt. Ook de afsluiting en overdracht horen bij die afspraken. Je kunt ook een bedrijfsfeest met ons bespreken: geef aan of het om genodigden of vrije toegang gaat en welke werkzaamheden je wilt laten uitvoeren.
Dit helpt bij jouw aanvraag
Je hoeft de personele inzet nog niet te hebben uitgewerkt. Geef door wat al bekend is en welke onderdelen je samen wilt bespreken.
- Waar in de stad of provincie Utrecht vindt de opdracht plaats?
- Is de bijeenkomst besloten, publiek toegankelijk of onderdeel van een horeca-avond?
- Welke gasten- en toegangsafspraken zijn er al, en wie beheert die?
- Gebruik je meerdere ruimtes of locaties en welke tijdvakken horen daarbij?
Herdenking en basketbal als andere praktijkvoorbeelden
Utrecht Herdenkt en 3x3 Basketball in Utrecht behoren ook tot de referenties van ESG. Je vindt ze in ons projectenoverzicht. Deze activiteiten laten andere publieksprogramma’s zien dan de eerder beschreven kinderactiviteit. Geef aan of bezoekers op één vast moment samenkomen of gedurende de dag wisselen, welke delen voor deelnemers zijn bestemd en wie jouw contactpersoon op locatie is.
