Breng iedere locatie afzonderlijk in beeld
Beschrijf per locatie wat er plaatsvindt, wie er komen en wanneer de werkzaamheden beginnen en eindigen. Een ontvangstlocatie kan andere taken vragen dan een feestlocatie later op de avond. Benoem ook de overgangen: wanneer vertrekken bezoekers, wanneer komt de volgende groep aan en welke werkzaamheden lopen ondertussen door?
- Adres, toegangspunten en een plattegrond als die beschikbaar is.
- Programma, publieksmomenten en gewenste inzetperiode.
- Gewenste werkzaamheden en de contactpersoon op locatie.
Maak gezamenlijke en lokale verantwoordelijkheden duidelijk
Leg vast wie namens jouw organisatie het geheel overziet en wie op iedere locatie aanspreekbaar is. Bespreek met ESG wie de overeengekomen beveiligingsinzet aanstuurt. Zo is duidelijk waar een medewerker een plaatselijke vraag neerlegt en wie een wijziging tussen locaties kan afstemmen. Vermeld namen, rollen en contactgegevens bij de taakverdeling.
Neem ook de locatiemanager en eventuele productiepartners mee in de contactafspraken. Iedereen hoeft niet over iedere vraag te beslissen.
Benoem de grenzen van iedere opdracht
Toegangscontrole, bezoekers wegwijs maken, toezicht tijdens het programma en afstemming met de productie zijn afzonderlijke werkzaamheden. Beschrijf welke taken je aan ESG vraagt en welke bij jouw medewerkers of andere partijen blijven. Bespreek hoe beveiliging en service elkaar inschakelen wanneer een vraag buiten de eigen rol valt.
Ook toezicht buiten publieksuren en verplaatsingen tussen locaties horen alleen bij de inzet als daar afspraken over zijn gemaakt.
Voorbeeldsituatie: ontvangst en avondprogramma
Stel dat je gasten eerst ontvangt op een congreslocatie en later op een andere plek een feest organiseert. Bij de eerste locatie ligt de vraag bijvoorbeeld bij ontvangst en toegang. Bij de tweede locatie kunnen de entree, bezoekersstromen en het verloop van de avond aandacht vragen.
Werk beide locaties uit als een eigen onderdeel van de aanvraag. Beschrijf vervolgens hoe de organisator, de locatiecontacten en de afgesproken aansturing informatie over de overgang delen.
Spreek af hoe wijzigingen worden doorgegeven
Een programma kan uitlopen of een toegang kan veranderen. Spreek vooraf af wie zulke wijzigingen verzamelt, wie ze beoordeelt en hoe bevestigde afspraken bij de betrokken medewerkers terechtkomen. Extra werkzaamheden of een andere inzetperiode vragen om nieuwe afstemming. Ga er niet van uit dat medewerkers tussen locaties kunnen wisselen zonder gevolgen voor de oorspronkelijke opdracht.
Begin je aanvraag met een overzicht
Stuur de bekende locaties, data, tijden en gewenste werkzaamheden mee. Vermeld welke onderdelen nog openstaan en wie de centrale contactpersoon is. Je hoeft de uiteindelijke personele inzet nog niet zelf te bepalen. ESG bespreekt de vraag, de organisatie per locatie en de benodigde aansturing. Vraag in het voorstel om een herkenbare uitsplitsing van werkzaamheden en uren, zodat je afspraken per locatie kunt beoordelen.