Welk moment past bij jouw evenement?
Festival of meerdaags evenement. Betrek beveiliging bij de eerste terreinindeling en het programma. Dan kun je toegangen, publieksroutes, piekmomenten en de overdracht tussen diensten meenemen voordat de planning vastligt.
Dorpsfeest, tentfeest of concert. Bespreek de inzet zodra datum en locatie bekend zijn. Geef aan wanneer het publiek binnenkomt en vertrekt en welke taken de locatie, vrijwilligers of servicemedewerkers al op zich nemen.
Terugkerend evenement. Neem bij het plannen van de volgende editie de ervaringen van vorig jaar mee. Een andere ingang, een latere sluiting of meer bezoekers kan ook bij dezelfde locatie om andere afspraken vragen.
Valt je evenement in een druk festivalweekend, rond Koningsdag of tegelijk met andere evenementen in de regio? Geef je datum zo vroeg mogelijk door, zodat je tijd hebt om beschikbaarheid en inzet te bespreken.
Wanneer kun je de inzet definitief bevestigen?
Vraag eerst welke inzet mogelijk is en wat er in het voorstel staat. Spreek af wie welke taken uitvoert, op welke dagen en tijden het team nodig is en wie tijdens het evenement de beveiliging aanstuurt. Zijn bezoekersaantallen of openingstijden nog voorlopig? Geef aan wat al vaststaat en wanneer de rest bekend wordt. Laat belangrijke wijzigingen opnieuw beoordelen voordat je ervan uitgaat dat de afgesproken inzet nog past.
Stem met je gemeente af of een melding of vergunning nodig is en welke termijn geldt. Neem die datum mee in je planning, zeker als je bij de aanvraag al een beveiligingsplan of afspraken over de inzet moet aanleveren. De regels en termijnen kunnen per gemeente en evenement verschillen. Evenementen organiseren bij Ondernemersplein.
Wat stuur je mee bij je aanvraag?
Je kunt al een offerte aanvragen met je datum, locatie en een korte omschrijving. Geef aan welke tijden, bezoekersaantallen en onderdelen van het programma nog voorlopig zijn. Zo kan ESG de beschikbaarheid en mogelijke inzet bespreken terwijl je de rest uitwerkt.
- Datum, plaats, locatie en voorlopige openings- en sluitingstijden.
- Type evenement, programma en verwacht aantal bezoekers.
- Bekende drukke momenten, zoals opening, een hoofdoptreden of uitstroom.
- Taken die je organisatie, locatie of vrijwilligers al regelen.
- Of je al een plattegrond, conceptplan of voorwaarden van de gemeente hebt.
Gebruik de evenementenchecklist om je gegevens en taakverdeling op een rij te zetten. Je hoeft zelf nog geen aantal beveiligers te kiezen. Met deze informatie kan ESG bespreken welke werkzaamheden en aansturing bij jouw evenement passen. Bekijk ook wat er in een beveiligingsplan staat.
En als je evenement al dichtbij is?
Neem direct contact op en geef de datum, locatie, tijden en belangrijkste werkzaamheden door. ESG bekijkt welke inzet nog mogelijk is. Laat ook weten welke onderdelen nog onzeker zijn, zodat die meteen kunnen worden meegenomen.
Vraag een offerte aan voor evenementenbeveiliging.