Je hoeft dus niet eerst zelf een aantal beveiligers uit te rekenen voordat je een offerte aanvraagt. Vertel ons wat je organiseert en welke plannen er al liggen. Van daaruit maken we de beveiligingsvraag concreet.
Waarom één beveiliger per 250 bezoekers geen goede rekensom is
Je komt de verhouding van één beveiliger op 250 bezoekers nog regelmatig tegen. Toch is er geen vaste landelijke verhouding die voor ieder evenement de benodigde bezetting bepaalt. Sommige gemeenten gebruiken een verhouding als lokale richtlijn. Welke voorwaarden voor jouw evenement gelden, moet je daarom altijd afzonderlijk nagaan.
Een bezoekersaantal vertelt hoeveel mensen je verwacht. Het vertelt nog niet waar toezicht nodig is, welke toegangen tegelijk openstaan of wat er gebeurt als op meerdere plekken hulp nodig is. Een plan dat alleen op een verdeelsleutel rust, laat die vragen onbeantwoord.
Staat in jouw vergunning een concrete beveiligingseis? Dan blijft die voor het evenement gelden. Een ander inzetadvies is aanleiding voor overleg met de vergunningverlener, niet voor een eigenmachtige wijziging.
Waar de vuistregel vandaan komt
Het Event Safety Institute beschrijft dat de verhouding vermoedelijk is terug te voeren op een scriptie waarin een buitenlandse richtlijn werd aangehaald. ESI presenteert die herkomst zelf voorzichtig. De relevante les voor de organisator is dat een veelgebruikte verhouding nog geen onderbouwing is van de inzet op een specifiek evenement.
Bij ESG begint het advies met de risicoanalyse
Welke situaties kunnen zich voordoen, hoe waarschijnlijk zijn ze en wat kunnen de gevolgen zijn? Met die vragen begint onze afweging. We bekijken ook welke maatregelen de organisatie al heeft genomen. Een duidelijke terreinindeling, passende toegangsroutes en goede bezoekersinformatie kunnen invloed hebben op de werkzaamheden van de beveiliging.
De risicoanalyse krijgt betekenis wanneer je haar vertaalt naar de uitvoering. Bij ieder aandachtspunt moet duidelijk worden welke maatregel nodig is, wie daarvoor verantwoordelijk is en hoe medewerkers elkaar bereiken.
- Publiek en programma: verwachte bezoekers, gedrag, aankomstpieken en momenten waarop veel mensen tegelijk verplaatsen.
- Locatie en omgeving: entrees, publieksgebieden, afzettingen, backstage, routes en de aansluiting op de openbare ruimte.
- Relevante scenario’s: bijvoorbeeld ongewenste toegang, agressie of een verstoring die meerdere medewerkers nodig maakt.
- Bestaande maatregelen en ervaring: huisregels, terreinopzet, eerdere incidenten en lessen uit vorige edities.
- Voorwaarden en samenwerking: vergunning, taakverdeling met de organisator en afstemming met andere betrokken partijen.
Van risico naar positie en inzetmoment
Een bruikbaar inzetplan beschrijft wat medewerkers moeten doen. Bij een toegang kan dat toegangscontrole zijn. Elders is toezicht nodig op een publieksgebied of op een overgang naar een afgesloten deel van het terrein. Niet iedere positie heeft dezelfde taak of hoeft de hele dag op dezelfde manier bezet te zijn.
We kijken daarom ook naar het verloop van het evenement. Tijdens de instroom kan de nadruk op de entrees liggen. Later veranderen de publieksbewegingen. Aan het einde vragen vertrek en afsluiting aandacht. Als taken tegelijk uitgevoerd moeten worden, moet de bezetting dat mogelijk maken.
Aansturing, briefing, pauzes en overdracht horen bij die afweging. Een medewerker kan niet gelijktijdig een vaste post bezetten en op een andere plek optreden. Een plan moet duidelijk maken hoe de afgesproken werkzaamheden doorgaan als ondersteuning nodig is.
Hetzelfde bezoekersaantal kan een andere inzet vragen
Stel dat twee evenementen ieder 750 bezoekers ontvangen. Bij het ene evenement arriveren gasten verspreid en speelt het programma zich in één zaal af. Het andere evenement heeft meerdere publieksgebieden, verschillende toegangen en programmawisselingen waardoor veel bezoekers tegelijk verplaatsen.
Die verschillen veranderen de werkzaamheden en de momenten waarop toezicht nodig is. Ze geven op zichzelf nog geen definitief aantal beveiligers. Ook bij de zaal kunnen specifieke risico’s of aanvullende taken spelen. Het voorbeeld laat zien waarom we eerst de hele situatie beoordelen.
Hoeveel beveiligers bij 500 of 1000 bezoekers?
Ook bij 500 of 1000 bezoekers kun je het juiste aantal niet uitsluitend uit de opkomst afleiden. Geef bij je aanvraag zowel het totale verwachte bezoekersaantal als de hoogste gelijktijdige bezetting door. Vermeld ook wanneer je drukte verwacht en welke ruimten of terreindelen in gebruik zijn.
Vijfhonderd bezoekers verspreid over een dag geven een ander beeld dan vijfhonderd mensen die binnen korte tijd tegelijk bij de entree staan. Daarom bespreken we aankomst, programma en vertrek als onderdeel van dezelfde beveiligingsvraag.
Beveiliging en service hebben ieder hun eigen taak
Bezoekers wegwijs maken, een vraag beantwoorden of een ontvangst begeleiden kan onderdeel zijn van service. Beveiligingswerk vraagt de daarvoor vereiste inzet en kwalificaties. We leggen vooraf vast welke taken je eigen medewerkers, servicemedewerkers en beveiligers uitvoeren.
Ook medische hulpverlening en verkeersmaatregelen verdienen een eigen beoordeling. Door de verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen, weten medewerkers wanneer zij zelf handelen en wanneer zij de juiste ondersteuning inschakelen.
Een offerte die aansluit op de onderbouwde inzet
De risicoanalyse en de afgesproken werkzaamheden vormen de basis voor het inzetadvies. Daarna werken we de functies, tijdvakken en bezetting uit in een voorstel. Zo kun je beoordelen waarvoor je betaalt en hoe het voorstel aansluit op jouw evenement.
Event Security Group B.V. is ondertekenaar van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Daarmee onderschrijven we het belang van aandacht voor kwaliteit en sociaal beleid bij het maken van prijsafspraken. Realistische afspraken over de opdracht en de omstandigheden waarin medewerkers werken horen daarbij.
Wat hebben we nodig om mee te denken?
Een datum, locatie en korte omschrijving zijn genoeg om het gesprek te beginnen. Heb je al een programma, terreinplattegrond, risicoanalyse of vergunningvoorwaarden? Deel die dan. Laat ook weten welke informatie nog voorlopig is.
ESG verzorgt evenementen- en horecabeveiliging door heel Nederland. Wil je weten welke beveiliging past bij jouw festival, tentfeest, concert of bedrijfsevenement? Vraag een voorstel aan of bel 0548-201044. Samen brengen we de risico’s en de benodigde werkzaamheden in beeld.
- Vraag een offerte aan voor jouw evenement.
- Lees ook wat de kosten van evenementenbeveiliging bepaalt.
- Bekijk de onderwerpen voor een beveiligingsplan.