Of je nu een feest geeft voor vrienden en familie, een bedrijfsevenement organiseert of een sportwedstrijd host, er zijn veel details die moeten worden geregeld om een succesvolle bijeenkomst te garanderen. Een evenement organiseren gaat niet van vandaag op morgen. Hier volgen enkele tips en een checklist waarmee jij een geslaagd evenement kunt plannen.
Deze stap wordt vaak overgeslagen. Bij het organiseren van een evenement, beginnen mensen uit enthousiasme gelijk ideeën uit te werken. Ze hebben het over grote shows, lekkere hapjes en de gastenlijst. Wanneer je een evenement organiseer is het belangrijk dat je duidelijk voor ogen hebt waarom je het organiseert. Je moet een doel formuleren. Met het doel geeft je je evenement een richting.
Enkele doelen voor evenementen kunnen zijn: motiveren, verkopen, bedanken, netwerken, naamsbekendheid verhogen of simpelweg iedereen een fantastische dag bezorgen!
Tegenwoordig voelt het voor veel mensen alsof nergens meer tijd voor over houden. Een datum kiezen en communiceren kun je niet vroeg genoeg doen. Ook wanneer je nog niks hebt geregeld. Dit doe je simpelweg door een mailtje naar al je gasten versturen met als onderwerp: ‘save the date’. Dit geeft je genoeg tijd om te plannen wat er moet gebeuren, wie er betrokken moeten zijn en hoeveel geld je moet uitgeven.
Denk wel goed na over de datum. In de bouwvakantie een evenement organiseren voor bouwbedrijven is natuurlijk niet zo handig…
Nadat je een datum hebt gekozen (en gecommuniceerd!) moet je een locatie kiezen. Wanneer je op zoek bent naar een betaalbare en gemakkelijk op te zetten locatie, is ons advies om te kiezen voor een lokaal buurthuis of kerkzaal. Deze locaties bieden vaak flexibele ruimte en cateringopties tegen redelijke prijzen. Als je echter de voorkeur geeft aan iets formelers, kijk dan eens naar grotere locaties zoals hotels, restaurants of conferentiecentra.
Of je nou een feest, bruiloft of ander soort evenement organiseert, je moet een programma hebben. Zo weten bezoekers ook wat ze kunnen verwachten. Wanneer je een evenement organiseert waar mensen op zullen spreken, moet je van tevoren een lijst met sprekers opstellen. Zo kun je plannen welke onderwerpen je tijdens het evenement wilt behandelen.
Het is ook een goed idee om tijdig potentiële sprekers te vragen of ze geïnteresseerd zijn om op jouw evenement te spreken.
Het plannen van eten en drinken voor je evenement is essentieel. Of je nu een kleine bijeenkomst thuis organiseert of een groot evenement met honderden gasten, je moet ervoor zorgen dat je genoeg eten en drinken hebt. Vaak kun je dit organiseren middels een cateringsbedrijf. Ook kan het zo zijn waarbij de door jou gehuurde locatie zelf al de catering verzorgd. Dit is erg handig, want het personeel kent de locatie dan ook!
Om de veiligheid van het publiek, het personeel en artiesten te garanderen is het verstandig om evenementenbeveiliging in te schakelen. Ook kan het zo zijn dat het wettelijk verplicht is om beveiliging in te schakelen. Wanneer je een evenement organiseert schat de gemeente samen met de politie de mogelijke risico’s van het evenement in. Hoe groter het evenement, hoe belangrijker het is voorzien van voldoende aanwezige beveiliging. Er zijn veel beveiligingsbedrijven, waaronder ESG, die je hiermee kunnen helpen.
Na een evenement is het cruciaal om dit te evalueren. Een evaluatie helpt je bij de volgende keer. Hoe was de opkomst? Hoe verliep het programma? Wat ging er goed? Wat kan er beter?
Door jezelf deze vragen te stellen, leer je extreem veel. Alle bevindingen kun je meenemen naar de volgende keer!
Heb jij hulp nodig bij de beveiliging van jouw volgende evenement? Neem dan contact met ons op!